¿Cómo hacer una propuesta de negocios exitosa en inglés?

Hacer una buena propuesta de negocios en inglés es parte de las tareas y habilidades que deben desarrollar los ejecutivos de las empresas que tienen convenios comerciales con organizaciones internacionales.

Estas empresas reciben frecuentemente las visitas de los inversionistas extranjeros en busca de ofertas de negocios que los convenzan de iniciar un emprendimiento en el país.

También suelen mandar a sus ejecutivos al propio país en donde estos inversores internacionales residen, para hacer sus presentaciones allá.

Así que los miembros del equipo que se encargan de impartir estas exposiciones deben manejar un conjunto de técnicas y herramientas que les permitan iniciar, desarrollar y culminar con éxito toda propuesta comercial que les haya sido asignada.

En este post vamos a aprender cómo hacer una excelente propuesta de negocios en inglés de manara adecuada, para así lograr el éxito que nos hemos planteado.

Etapas en la preparación de una propuesta comercial en inglés

Pasos de una propuesta de negocios en inglés

Antes de escribir nuestra propuesta de negocios en inglés y de alistarnos para la correspondiente presentación oral, debemos pasar por una serie de etapas relativas a la preparación del proyecto. Veamos de qué estamos hablando:

Etapa 1: Tener una visión general del proyecto

Tenemos que poner sobre la mesa las razones por las cuales los clientes se han acercado a nuestra compañía y definir qué es lo que están buscando.

También deberíamos tener en claro si las capacidades de la empresa son suficientes para satisfacer las expectativas de los inversores.

Hay que tomar nota del país de origen de los inversores, la envergadura del proyecto, es decir, una proyección tentativa de los costos y del tiempo de desarrollo, etc.

Etapa 2: Establecer las necesidades de los clientes

En esta etapa debemos sentarnos con los clientes para definir con claridad los objetivos que ellos tienen con respecto al proyecto y el presupuesto que manejan para llevarlo a cabo.

Luego de realizado esto, hay que desglosar las metas generales en sub-problemas, para así dedicarnos a la resolución de cada uno de ellos. A esto se le llama “hacer un análisis sistemático del problema y sus soluciones”.

En esta primera reunión deberíamos manejar frases como_

* What are your main objectives?
– ¿Cuáles son sus objetivos principales?

* Let’s make a list of your requirements.
– Vamos a hacer una lista con sus requerimientos.

How much has been budgeted for this investment?
¿Cuánto han presupuestado para esta inversión?

Etapa 3: Especificar nuestra oferta de negocios

Claridad en la propuesta de negocios en inglés

Acá podemos ir ideando lo que será la propuesta de negocios en inglés. Una vez que tengamos los sub-problemas plenamente identificados, debemos realizar un cronograma de actividades para solucionar cada uno de ellos.

Este cronograma debe contener las fechas de inicio y fin de cada actividad, los recursos que vamos a emplear, los costos específicos, etc.

Esta parte del documento es la que contiene el corazón del proyecto y debe ser realizada con sumo cuidado.

Entre el vocabulario que se maneja en esta etapa podemos incluir palabras como:

Presupuesto… Budget

Proyecto… Project.

Costos… Costs.

Etapas… Stages;

Periodo… Period;

Recursos… Resources;

Inversión… Investment.

Culminación… Culmination;

Etapa 4: Exposición de las ventajas

Una vez armado el rompecabezas con las soluciones que hemos diseñado, debemos anexar en el documento y en la presentación oral una sección explicativa con los beneficios alcanzados con las soluciones planteadas.

Por medio de nuestra propuesta de negocios en inglés también se debe explicar de manera clara cómo se van a resolver cada uno de los problemas encontrados, para que los clientes no tengan dudas al respecto.

Algunos ejemplos de frases que se usan en esta etapa son estos:

* This new design will cost $1,000,000 to develop, but it will save the company $300,000 each month.
– Este nuevo diseño costará 1.000.000 de dólares para ser desarrollado, pero le ahorrará a la compañía 300.000 dólares cada mes.

* With this solution the production times will be accelerated and the amount of sold units will increase markedly.
– Con esta solución se acelerarán los tiempos de producción y la cantidad de unidades vendidas se incrementará notablemente.

Etapa 5: Hacer una conclusión convincente

A la hora de cerrar nuestro informe de negocios en inglés, debemos mostrar seguridad y contundencia en nuestras afirmaciones.

Es importante que hagamos sentir a los inversores que nuestra compañía es superior al resto de la competencia y que nuestra solución es la más adecuada.

Aquí podríamos utilizar frases como:

* We are completely sure that our solution will provide your company the expected benefits.
– Estamos completamente seguros de que nuestra solución le aportará a su compañía los beneficios esperados.

* We offer you all the technical support you could need.
– Les brindaremos todo el soporte técnico que puedan necesitar.

* Let us know any doubts that you could have.
– Hágannos saber cualquier duda que puedan tener.

La presentación oral de nuestra propuesta de negocios en inglés

Presentación oral en inglés

Los proyectos de negocios no sólo se presentan con el correspondiente informe escrito. También se hace necesario que los clientes obtengan información de primera mano y puedan resolver sus dudas de manera interactiva.

Es por esta razón que se requiere que se haga una exposición oral de la propuesta de negocios en inglés.

Dicha exposición debe estar dividida en 3 secciones importantes, la introducción, el desarrollo y la conclusión. Veamos:

La introducción

En la introducción de nuestra propuesta de negocios en inglés deberíamos dar las gracias por la asistencia y hacer una breve explicación de los tópicas que se van a tocar durante la presentación.

Se puede hacer una mención general del problema a tratar y de los beneficios esperados.

Algunas frases usadas en la introducción de una propuesta de negocios en inglés son las siguientes:

* Thank you for attending this meeting today.
-Gracias por asistir a esta reunión el día de hoy.

* It’s a pleasure to have you here today.
– Es un placer tenerlos aquí hoy.

* Good morning everybody, my name is xxx and I’m the manager of the sales department of…
– Buenos días a todos. Mi nombre es xxx y soy el gerente del departamento de ventas de…

* We are here to preset an appropriate solution to…
– Estamos aquí para presentar una solución apropiada a…

El desarrollo

Se trata de la parte más difícil y detallada de la exposición. Aquí debemos exponer de manera clara cada etapa del desarrollo de las soluciones específicas encontradas.

En esta parte de la presentación oral hablamos de costos, materiales, infraestructura, tecnología, fechas, etc.

Esto implica que debemos tener un vocabulario formal amplio y un conjunto de frases que nos puedan servir de conectores para ir hilvanando las ideas.

Entre los conectores más adecuados para esta etapa de la propuesta podemos usar:

* First of all.
– Primero que todo.

* As a second point.
– Como segundo punto.

* In third place…
– En tercer lugar…

* In addition.
– Además de.

* Furthermore…
– Es más…

* The estimated costs are…
– Los costos estimados son…

La conclusión

En esta parte de nuestra exposición, debemos hacer un repaso condensado de los puntos que se trataron y de las soluciones encontradas.

También hay que poner énfasis en los beneficios que se obtendrán y en las facilidades ofrecidas.

Cuando estemos por terminar nuestra presentación en inglés, es bueno que la audiencia sepa que se está llegando al final, así que se pueden usar ciertas frases como:

* To conclude
– Para concluir

* In conclusion
– En conclusión.

* To sum everything up…
– Para resumir todo…

* Finally…
– Finalmente…

* Any further questions?
¿Alguna pregunta adicional?

* Do you have any questions?
– ¿Tienen alguna pregunta?

Preparar material de apoyo

Las propuestas de negocios en inglés pueden ser más efectivas cuando son complementadas con materiales de apoyo que las hagan más entretenidas y atractivas, como los videos o las diapositivas.

En cuanto a las diapositivas, las mismas deberían tener las siguientes características:

a) Diseño agradable a la vista.
b) Información condensada y directa al punto.
c) Imágenes relacionadas con lo que se está hablando.
d) Inclusión de gráficos, tablas, diagramas, datos estadísticos, etc.

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